Ejemplo del módulo de citas para la Junta de Reclutamiento

 

 

Video Tutorial

Vídeo del módulo de citas para la Junta Municipal de Reclutamiento

 

Sistema de Agenda de Citas

El Sistema de Agenda de Citas es un software diseñado para que cualquier área deñ Ayuntamiento pueda programar y gestionar citas de atención al público. Su utilización es efectiva en las áreas del H. Ayuntamiento de Xalapa que ofrecen trámites y servicios en los que es indispensable el contacto directo con la ciudadanía.

 

Debido a la actual situación de emergencia por la pandemia COVID-19, este software se desarrolla para apoyar a las Comisiones Edilicias, Direcciones y Coordinaciones a mantener las medidas restrictivas de movilidad para salvaguardar la salud de funcionarios y ciudadanía.

Como solicitar un módulo del Sistema de citas

Se debe realizar una solicitud dirigida a la Subdirección de Gobierno Electrónico del Ayuntamiento donde se incluyan los datos técnicos de sus necesidades, respondiendo lo siguiente:

 
  • Tipos de cita: Se deberá definir un listado de los diferentes motivos por los que un ciudadano podría agendar una cita en su área. Deberán ser nombres breves, claros y concretos para que aparezcan en el sistema.

    Ejemplo: Tramitar constancia, Tramitar cartilla, Recoger Cartilla, etc.

 
  • La duración de las citas: Cada uno de los tipos de citas que se definan podrán tener duraciones (tiempos) diferentes, sin embargo, un mismo tipo de cita deberá tener la misma duración independientemente del turno en que se agende (matutino/vespertino). 

     Ejemplo: no es válido tener intervalos de 25 minutos de 9:00 a 15:00 horas y de 30 minutos de 18:00 a 21:00 horas para el mismo tipo de cita.

 

  • Las fechas y horarios agendables: Se deberán indicar las fechas y horarios disponibles para agendar las citas.

    Ejemplo:

    Fechas: Periodo para citas del 15 de julio al 30 de noviembre del 2020

    Horarios: de lunes a jueves de 10:00 a 14:00 horas y de 18:00 a 20:00 horas.

    Hasta este punto, la propuesta deberá verse como el ejemplo siguiente:



 

  • Los datos específicos a solicitar al usuario: Por defecto, el sistema solicitará al usuario su nombre, CURP y un correo electrónico a donde enviarle la confirmación de su cita. Otros campos de información necesarios para su área deberán especificarse en la solicitud con el mayor detalle posible para incorporarlos al sistema.

    Ejemplo: número de teléfono a 10 dígitos (con espacios, sin espacios, con guiones, etc); RFC de la persona solicitante; etc.

 
  • Validaciones de cita: Si su área tiene alguna restricción concreta para no poder agendar una cita, ésta deberá especificarse con el siguiente formato:

    Cláusula para evitar el registro de la cita- “Texto informativo para el usuario”.

    Ejemplo:

    Menores de 18 años- “No es posible agendar una cita a un menor de edad. Ésta deberá ser agendada a nombre del padre, madre o tutor del menor”.

 

  • Todos los textos/imágenes/videos a mostrar en la pantalla inicial. El sistema cuenta con una página de bienvenida al usuario, donde se le informarán las actividades que puede agendar, el domicilio de la oficina, formas de contacto, etc.

    Las imágenes que se requieran incorporar a la página deberán proporcionarse en alta calidad y formato JPG.

    Toda la información deberá ser proporcionada por el área interesada.

 
  • Otros datos: Cualquier otra información considerada como relevante para la implantación del sistema, la cual deberá ser especificada en el documento solicitud/propuesta. 

 

El documento de solicitud deberá enviarse al correo electrónico: gobiernoelectronico@xalapa.gob.mx

Una vez aceptada la propuesta y resueltas las dudas que pudieran generarse, el tiempo de implementación variará dependiendo de la complejidad de los requisitos y de los trabajos pendientes en la Subdirección de Gobierno Electrónico, sin embargo, la entrega y completo funcionamiento del Sistema de Agenda de Citas será aproximadamente en días hábiles

 

Sobre la capacitación y uso

Una vez configurado e implementado el sistema se entregará una cuenta de usuario y contraseña al área solicitante para el acceso a la parte administrativa del sistema, además de una copia del manual de usuario, donde se especifican y explican las funcionalidades y diferentes visualizaciones que el sistema ofrece.